I.       EDMS의 진화 ECM과 5가지 주요 구성요소   전자문서관리시스템(EDMS; Electronic Document Management System)은 60년의 전산화 역사와 맥을 같이하는 기술분야다. 기업의 종이 문서를 단순히 디지털 이미지로 변환하여 보관하는 수준에서부터, 문서 내용을 인식, 변환, 폐기하는 수명주기까지 관리하는 전문 분야로 고도화되어 왔다.  또한 적용 범위도 단위 업무에서부터 기업 내 모든 컨텐츠를 총체적으로 관리하는 ECM(Enterprise Content Management) 으로 확대되었다.   ECM에 대한 정의는 벤더사에 따라서 다소 차이가 있지만 통상 5가지 구성모듈로 나누어 볼 수 있다.   첫 번째는 Imaging and Capture모듈로 종이화된 문서를 디지털 이미지화하고, 내용을 인식하여 재활용할 수 있게 변환해주는 모듈이다. 두 번째는 Document Management 모듈로 전통적인 종이문서, 폴더, 캐비넷 등을 대신하여 전자화된 문서를 보관하고 요청자에게 제공해주는 모듈이다.  세 번째는 Web Contents Management System으로 회사 내 문서를 Web을 통하여 외부로 발행하는 관리모듈이다.  네 번째, Workflow Management 모듈은 Document Management를 중심으로 문서가 특정 절차에 따라서 흐르게 함으로서 누가 무엇을 해야 하는지를 관리해주는 모듈이다. 마지막 다섯 번째 Collaboration 모듈은 웹 혹은 어플리케이션 화면에 문서 이외에 사람들간의 협업이 보다 원활하게 수 있도록 공유자 설정에서부터 일정관리, 게시판, 투표, 설문 등의 기능을 제공하는 협업 모듈이다.    그 중 Document Management 모듈이 전통적인 EDMS 제품을 의미하며 다음과 같은 기능 등을 갖추고 있어야 한다. 사용자 접근관리, 문서분류체계, 문서권한관리, 문서 단독사용 보장, 문서 검색, 문서이관, 문서 사용내역 관리, 문서 이력관리, 문서에 대한 각종 메타데이터 관리 등을 수행해야 한다.   II.       전세계 주요 제품   이러한 5가지 요소를 모두 갖추고 있는 제품을 High end market 제품군으로 분류할 수 있으며, 그 중 몇 가지 기능만을 갖추고 있는 제품군을 Mid Market군으로 분류할 수 있고, 관리기능 없이 단순히 파일만을 공유하는 솔루션을 Low End Market으로 구분해 볼 수 있다.    [ECM Market Segmentation] Low End Market Mid Market Mid Market Mid Market High-end Market Document and File Sharing Web Content Management Online Based Document Management Basic Content Management Enterprise Content Management (ECM) Suite Webhard   Mozy   YouSendIt   DropBoks   MediaFire ION Communications   Vignette   Interwoven Xythos on Demand   SpringCM   CRM Docs (from Salesforce.com) Namusoft Enterprise Disk   Microsoft SharePoint   HP TRIM Xythos Xerox EMC Documentum   IBM FileNet   Open Text   Oracle (Stellent acquisition)                       i.         High end Market High end ECM 시장은 2002년부터 Oracle, EMC, IBM 등 주요 글로벌 벤더들이 다큐멘텀, 파일네트, 스텔런트 등을 인수한 후 산업분야별 업무 프로세스 전문성과 기술적 편리성을 크게 높이면서 통합 플랫폼화로 진화되어갔다. Imaging and Capture, Document Management, Web Contents Management System, Workflow Management, Collaboration의 5가지 업무범위를 종합적이고 체계적으로 지원하기 위해서 최근까지도 지속적인 전문기업인수가 이어지고 있다. 특히 전문 산업군별로 특화된 비즈니스 로직을 탑재하고 있어 Mid Market 경쟁기업과의 차별성을 갖추고 있으며 주요 사업자는 아래와 같다.   1.      EMC Documentum 2.      IBM Filenet 3.      OpenText 4.      Oracle Stellent   그러나 ECM 전문기업의 지속적 인수에 따른 제품간의 통합성이 상대적으로 떨어지며, 복잡한 제품구성에 따른 시스템 구축기간의 장기화와 기술력 있는 전문 공급파트너사의 협력구성이 어렵다는 문제점 등이 향후의 지속 성장에 걸림돌로 작용하고 있다. 기본적인 활용측면은 BCS 제품과 비슷하나 가격 경쟁력은 BCS제품에 비해 크게 떨어진다.                      ii.         Mid Market (Basic Content Service Provider) High end Provider의 제품의 Full Suite인 것에 반하여 Mid ECM 전문기업에서는 어느 산업군이나 공통적으로 요구되는 기본만을 강화시킨 기본 컨텐츠 서비스(Basic Contents Service)에 집중하는 양상으로 움직이고 있다. BCS는 상대적으로 저렴한 가격과 손쉬운 구축, 높은 시스템 확장성 등 실용성을 강조하고 있다. 그간 High end Market이 ECM에 대한 인지도와 전문성을 크게 높여 놓았다면, 실질적인 ECM 시장의 질적 성장과 점유율 다툼은 BCS에 집중되고 있는 추세이다. 그 중에서 Document Management 와 Collaboration을 강화한 Microsoft의 SharePoint가 시장에서 가장 좋은 시장 반응을 얻고 있으며 주요사업자는 아래와 같다.   1.      Namusoft Enterprise Disk 2.      Microsoft SharePoint 3.      Xythos Enterprise Document Management Suite 4.      Xerox DocuShare 5.      HP TRIM Context   Microsoft의 SharePoint는 Document Management 기능에는 충실하지만 Document Management 이외 부가 기능을 추가하는데 있어서 타사제품과의 호환성이 부족하고, High End Market provider와 마찬가지로 해당 제품을 고객사에 최종적으로 설치하고, 안정화시킬 수 있는 숙련된 공급 파트너사의 협력구조가 준비되지 않았다는 미해결 과제가 있다.  또한 Microsoft를 비롯한 관련 공급업체는 Microsoft Office와의 호환성에 집중하는 과정에서 Microsoft사 이외의 다른 프로그램(예; 설계용 소프트웨어)에 대한 문서관리 호환성을 상실하는 문제점이 나타난다.                      iii.         Mid Market (Online Document Management provider) Software as a Service의 형태로 기업의 문서관리 서비스를 제공자가 2009년도에 부각될 것으로 예상되고 있다.  저렴한 초기 도입비용과 빠른 설치와 쉬운 사용법 등이 가장 크게 부각되고 있다.  대표적인 사업자로는 CRM 으로 브랜드 인지도를 확보한 SalesForce.com 이 있다.   1.      SalesForce.com’ Document management 2.      Xythos 3.      SpringCM   그러나 저렴한 가격, 빠른 설치, 쉬운 사용 등의 강점에도 불구하고, 기업의 민감한 자료를 외부에 보관하고, 제3자의 접근에 기업 자료가 노출될 수 있다는 점등이 지적되고 있어, ECM의 주류 사업자로 자리잡기에는 한계점이 지적되고 있다.                     iv.         Mid Market (Web Content Management provider) 기업의 내부 문서관리 보다는 고객들에게 제공하는 컨텐츠 동적으로 관리하는 시스템을 말하며, 주로 멀티미디어 컨텐츠를 다루는 방송사나 컨텐츠 회사에서 활용한다. 기업의 내부 문서를 관리하는 측면이 아니기 때문에 시장의 성장성이나 활용폭이 다소 제한적이다.  ECM Full Suite의 요소 중 하나이나 기업의 기본 컨텐츠 관리에는 포함되지 않는 경향이 있으며 주요 사업자는 아래와 같다.   1.      Vignette 2.      Interwoven                      v.         Low Market (Online File sharing service provider) 웹을 기반으로 파일을 공유하는 서비스 제공사업자로, 문서에 대한 동시 사용을 관리하는 Lock, 버전, 접근, 분류 등에 대한 관리기능 없이 단순 파일을 전송, 공유하는 측면이 더 크다.  최근에는 포털을 중심으로 한 온라인 사업자가 무상으로 서비스를 제공하고 있으며, 기업을 위한 서비스라기 보다는 개인을 위한 서비스 사업자로 자리 매김하고 있으며 주요 사업자는 아래와 같다.   1.      YouSendit 2.      DropBoks   III.      문서중앙화   문서중앙화는 ECM 구성요소인 Document Management 모듈에 PC저장관리 모듈이 결합된 우리나라에서 시작된 독특한 문서관리 방법이다.  전통적인 Document Management만 사용하면 사용자의 의도에 따라서 문서 재활용률이 크게 좌우된다. 실제로 KMS, EDMS 프로젝트를 추진해도 기업 내에서 활성화되지 않는 이유가 바로 사용자의 참여 부족이다.   이러한 문제점을 극복하고자 포스코와 삼성에버랜드에서는 PC내에서 생성되는 문서가 PC에 저장되지 않고, EDMS에만 저장되도록 하는 문서저장관리 기술을 Document Management 에 결합하였다.  PC에서 일차적으로 생성 저장된 문서가 사용자의 의도에 따라 EDMS에 등록되는 것이 아니라 강제적으로 등록될 수 밖에 없도록 구성한 것이다.   <문서중앙화는 EDMS와 문서저장관리 기술의 결합>   이러한 문서중앙화의 기술은 기업내 지식의 재활용성을 높일 뿐만 아니라 문서 보고∙관리∙협업에 소용되는 관리시간을 크게 단축함으로써 업무효율을 크게 개선시켰으며, 노트북 분실과 같은 각종 사고까지 대비할 수 있는 보안 효과를 누릴 수 있어 차세대 문서관리 기술로 각광받고 있다.   참고자료   문서중앙화의 대표적인 사례 : 포스코와 삼성에버랜드   국내 최초로 포스코는 다큐멘텀 솔루션을 기반으로 문서관리 혁신 프로젝트를 진행하여 직원들의 업무환경에 변화를 주었다. 포스코 직원들은 업무상 생성한 문서에 대하여 개인 PC에 저장을 하지 못하고 법적 관리가 필요한 문서를 제외하고 기업 내 중앙서버에서 체계적인 관리하고 있다. 이를 기반으로 재고관리 개념을 전자문서에 적용하여 문서의 생성부터 폐기까지의 프로세스를 관리한다.   삼성에버랜드는 전통적인 웹 화면중심의EDMS 가 아닌 드라이브 형태의 EDMS활용해 문서중앙화를 구현하여 전 임직원이 기존에 사용하던 PC사용흐름 과 동일하게 EDMS를 사용하도록 구성하였다. 별도의 EDMS화면없이 평소에 문서를 저장하던 방식으로 사용하면 회사가 설정해놓은 EDMS에 자동으로  보관된다. 이러한 드라이브방식의 EDMS 기술은 활용상의 교육이 필요 없고, 사용법이 직관적이어서 빠른 배포가 가능한 것이 특징이다.                        IV.      문서중앙화의 구성요소와 주요 사례 문서중앙화는 크게 다음과 같이 두 가지 필수 모듈과 한가지 선택 모듈로 구성된다. 필수 모듈은 모든 문서를 저장, 관리하는 EDMS 서버와 PC에서 생성된 문서가 PC에 저장되지 않고 서버에 저장되도록 관리하는 문서저장관리 프로그램이며, 선택 모듈은 PC에서 생성되는 문서가 암호화되거나, 기타 다른 저장매체(USB 혹은 Network 드라이브)로 유출되는 것을 막는 문서보안모듈로 구성된다.    포스코에서 사용한 문서저장관리 기술은 PC내 저장공간을 제한하여 1차적으로 PC에 저장한 후에 필요 시 EDMS서버에 문서를 등록하는 방식으로 구현되었으며, 삼성 에버랜드에서 사용하는 문서저장관리 기술은 사용자가 문서 편집 프로그램에서 저장하면 최초 파일 저장시점부터 EDMS서버에 등록되도록 구현되어 있다. 삼성에버랜드에서 사용하는 문서저장관리 모듈의 특징은 PC에서 생성된 파일이 EDMS서버에 별도로 등록하는 불편함 없이 문서 생성시점에 EDMS서버의 저장위치를 선택하면 자동으로 서버에 등록되도록 해주는 프로그램이다.     [주요사례별 적용 솔루션]   SI EDMS 문서저장관리 문서보안기술 POSCO ICT EMC Documentum Thintech+ Thintech+ DRM LGCNS EMC Documentum Thintech+ DRM SDS Namusoft Enterprise Disk Server Namusoft Enterprise Disk Client Thintech+, Fasoo   Namusoft Enterprise Disk Server Namusoft Enterprise Disk Client Fasoo POSCO ICT Namusoft Enterprise Disk Server Namusoft Enterprise Disk Client Citrix SBC   Namusoft Enterprise Disk Server Namusoft Enterprise Disk Client     Namusoft Enterprise Disk Server Namusoft Enterprise Disk Client     Namusoft Enterprise Disk Server Namusoft Enterprise Disk Client     Namusoft Enterprise Disk Server Namusoft Enterprise Disk Client Wisehub GRADIUS   선택 모듈인 문서보안 기술은 회사의 보안정책에 따라서 구성하지 않는 경우도 있고, 기존의 활용하고 있던 보안 모듈을 재사용하는 경우도 많다.  대표적인 보안모듈로는 PC의 USB저장소를 제한하거나 SBC를 이용하여 가상 PC를 사용하는 기술, 사용자 PC 화면을 녹취하는 기술, 파일이 외부에 유출되었을 때 보이지 않게 하는 DRM 기술 등이 있다.   V.      나무소프트의 Enterprise Disk 소개서 별첨   VI.    나무소프트가 예상하는 미래의 문서중앙화의 방향   1. 단순한 사용성을 지향 PC에서 문서를 생성한 후 한번 더 EDMS등록하는 전통적인 EDMS와 달리 가상드라이브에 파일을 저장하면 곧장 문서가 EDMS에 등록되도록 하는 문서관리 프로그램이 사용자 친화적이다. 적게는 수십명 많게는 수천명이 사용하는 EDMS의 기능이 단순해야 사용자, 관리자 모두가 쉽고 빠르게 활용할 수 있다.   <대표적인 EDMS 사용자 UI >     <윈도우 탐색기 기반의 EDMS인 Enterprise Disk 사용자 UI>   <등록화면과 저장화면 예시>   1.     결정난 문서가 아닌 작성중인 문서까지 관리 기존EDMS, 전자결재, KMS, EKP, PDM 등과 같은 문서관리시스템은 작성이 완료된 문서를 관리하는 반면, Enterprise Disk는 작성자의 PC에서 보유하고 있거나 작성 중이거나, 완료된 문서까지 관리하도록 하는 대상의 차이가 있다.     2.     기존 업무 시스템과 조화 업무적 운영 중에 있는 다양한 웹기반의 전자결재, KMS, Enterprise Portal, Groupware 등의 솔루션과 업무적 역할을 대체하거나 상충되지 않으면서도, PC내 보안기술 USB제어, PC DRM, PC 제어 등과의 상호호환성을 제공해 주어야 한다. 뿐만 아니라 향후 도입할 망분리 중계스토리지 시스템, SBC, Desktop 가상화솔루션, 스마트폰, 스마트TV 등과의 연계성도 고려되어야 한다.       3.     도입 위험과 가격을 낮게 일반적인 EDMS 혹은 DM 프로젝트의 경우 엔진구입 이후 커스터마이징 프로젝트 착수에 따른 최종 런칭 시점까지의 기간이 짧게는 6개월에서 길게는 18개월까지 발생되기 때문에 사업적 위험이 크다.  향후 문서중앙화 기술이 보다 성숙된다면 다양한 사용자의 요구사항을 탑재하고 있어 커스터마이징 시간을 최소화할 수 있으며, 숙련된 ECM 엔지니어 없이도 유사한 성과를 낼 수 있게 준비될 것이다.   뿐만 아니라 EDMS의 건수가 많아지면서 발생하게 되는 제반 운영 S/W(OS, Database 등)의 가격도 무상운영 S/W부터 오라클과 같은 유상까지 다양하게 제공되어 있어 고객의 예산에 맞는 서비스를 구성할 수 있어야 할 것이다.   [구동운영원가 비교표]   Enterprise Disk SMB Enterprise Disk Enterprise level OS Platform Linux, Cent OS Windows, HP Unix Application Platform Tomcat Weblogic Database Postgres Oracle 10g Total Cost 0 USD 5,000 USD     VII.    나무소프트의 강점 Enterprise Disk는 1대로만 사용할 수도 있고, 여러 Enterprise Disk가 연동되어서 사용될 수 도 있다. Domain서버에 등록하면 Enterprise Disk 사용자간의 자료열람, 저장이 가능하다.   Enterprise Disk는 Enterprise PC를 위한 전체 제품군중 하나이며 Enterprise PC는 다음과 같은 제품군으로 확장되고 있다. (2010년)    [Enterprise 제품군] 제품명 설명 Enterprise Disk Compliance Enterprise Disk는 확장자 저장제어를 통한 PC내 저장을 제한하는 방식인데 반하여 Compliance는 PC내 로컬 디스크가 보이지 않도록 구성하여 모든 파일을 Enterprise Disk로 저장하도록 하는 차기 버전(동기형 클라이언트) Enterprise Program 회사가 지정한 PC프로그램만 구동되도록 설정할 수 있고, 회사가 지정한 프로그램만 설치 삭제되도록 하는 버전 Enterprise Printer 회사가 지정한 구성원만 출력이 되고 출력물에 출력자의 정보가 동시 출력되며, 출력내용을 이미지로 서버에서 보관 Enterprise Paper 회사에서 출력된 인쇄물 위에 출력에 이용되었던 파일의 정보를 함께 인쇄하여 출력원본은 재활용할 수 있게 해주는 프로그램 Enterprise Audit Enterprise Disk를 도입하지 않은 업체의 파일 본문내용을 감사하는 솔루션 Enterprise  PC Diagnostic Enterprise Disk 및 Folder를 도입하기 전에 기업에서 임직원 PC에 저장되어 있는 파일의 패턴 혹은 증가량 등의 추세를 파악하여 향후 도입해야 하는 문서량을 예측할 수 있게 해주는 프로그램 [출처] 문서중앙화의 과거, 현재, 미래|작성자 나무소프트